Le décor : Infrasonic S.A. capteurs et systèmes de mesures. Le coin café du B.E.
Jacques : Patron du BE
Béatrice : DSI
Moi : chef de projet PLM, en plein cadrage
Rosa : directrice supply chain
Joaquim : responsable marketing et administration des ventes
Infrasonic S.A. capteurs et systèmes de mesures
Et si on changeait de logiciel ?
Tout commence, comme toujours, à la machine à café du Bureau d’Etudes : Jacques, mon chef et patron du BE me demande :
– Devine la bonne idée qui a fusé lors du Comité DSI ? En fin de réunion, le président du comité et patron des opérations, se tourne vers moi et vers Béatrice notre DSI, et lance un « scud » : « Votre PLM, il est cher. Ne peut-on pas en trouver un moins cher ? »
– Béatrice, qui n’est pas née de la dernière pluie, lui demande : « Cher par rapport à quoi ? »
– Je ne m’attendais pas à beaucoup de nuances, j’ai été servi : « Cher tout court, le budget est un des plus gros des SI. Ne peut-on pas prendre un progiciel du commerce moins cher, sans customisation ? Ou carrément un freeware ? »
Là, je vois arriver l’effet cascade : Jacques me demande donc :
– Dans ton cadrage, pourrais-tu regarder si on peut changer de PLM ?
– Rien que ça ? Mais on a déjà payé les licences, fait réaliser des développements spécifiques, etc.
Je sais. Mais monte-moi quand même un dossier là-dessus s’il te plait.
– Je veux bien. Je peux faire une liste de critères que nous pourrons pondérer : fonctionnels (capacités de la solution), techniques (sécurité, disponibilité…), stratégiques (positionnement de l’éditeur, pérennité…), économiques (coût d’achat, coût de personnalisation, de déploiement). Ensuite, il faut un jury : ceux qui vont pondérer, puis dépouiller les réponses. D’ailleurs, si on veut vraiment jouer le jeu, il faudra faire une consultation en bonne et due forme en utilisant cette grille.
– Quelle démarche de consultation pouvons-nous faire ?
– Classique, une demande d’information (RFI). On prévient quelques éditeurs et intégrateurs PLM de notre démarche et on demande des éléments de réponse. Cela nous servira à faire notre liste de candidats. Puis consultation (RFP) avec une demande d’engagement chiffrée sur les licences, le paramétrage, l’intégration, le déploiement. Il n’y a que sur des documents engageants, qu’on pourra avoir un vrai budget et répondre à la question.
– Il faudra aussi prévoir une démonstration, je suppose ?
– Oui, et donc qu’on ait défini un scénario de test avec peut-être un jeu de données, sélectionné des super-utilisateurs pour assister aux démonstrations et préparé la liste des fonctions que l’on souhaite, en triant « indispensable, important, utile ».
– Je te suis, il faut avoir défini ce que l’on veut : les fonctions, les lots, la formation, le timing, tout.
– Oui. C’est pourquoi c’est un gros travail, il faut vraiment se lancer dedans si l’on est sûr de vouloir le faire aboutir. Et j’ai discuté avec Béatrice, du fameux coût PLM : les licences, c’est 10 à 15% seulement du coût total projet, si on inclut les ressources métier, la formation, les développements…
– Quels développements ? On veut se limiter ce coup-ci au progiciel « sur étagère », sans aucun spécifique.
– C’est illusoire, un de nos ERP est vieux et spécifique, et on a décidé de le garder encore longtemps : il faudra quelques interfaces spécifiques. Et puis il y a du paramétrage, des workflows à câbler, des attributs à sélectionner, etc. Le PLM ce n’est pas out-of-the-box.
– Tout de même, essayons de coller au standard.
– Quel standard ? On a des clients auto, aéro et machines spéciales. Je ne connais pas de standard unique pour tout ce monde. Et de toute façon, le plus cher et le plus long, c’est de faire changer les gens. Le plus gros poste c’est souvent la formation.
– Et avec un freeware ?
– Tu veux dire Open Source ?
– Si tu veux.
– Fondamentalement, tu as le même montage. Il y a un éditeur ou une source pour la solution, et il faut un intégrateur, car je ne nous vois pas devenir éditeur ou intégrateur PLM. Ensuite, même si tu économises des licences, il y a souvent des modules complémentaires à acheter. Mais ça vaut le coup si on envisage l’extension à d’autres solutions. La vraie question c’est : est-on prêt vraiment à changer de logiciel ? Il faut un budget en phase avec cet objectif.
– Si je comprends bien, le progiciel est un poste minoritaire, et en changer est un vrai projet structurant
– Si c’est juste réduire les coûts SI, on peut chercher d’autres leviers. Ce serait différent pour notre filiale allemande car eux n’ont pas encore de solution PLM installée. Pour tous les autres, moi je préfèrerais attendre l’obsolescence de notre PLM.
– Et alors on se payera une grosse migration bien lourde…
– C’est vrai, mais c’est une autre histoire. A ce moment-là, vu les coûts d’une migration, on pourra vraiment se poser la question de changer.
